شکل زیر، مراحل ۹ گانه استخراج نقشه دانش را نشان می دهد:

گام 1: تعیین قلمرو معین برای استخراج نقشه دانش

انتخاب یک قلمرو وسیع یا یک حوزه بزرگ برای استخراج نقشه دانش، می تواند این فرآیند را بسیار سخت و طولانی کند. از سوی دیگر، انتخاب آگاهانه و تعریف دقیق مرزهایی که قرار است حوزه های دانش مرتبط با آن استخراج شود، به دلایل زیر، استخراج نقشه را آسان تر می کند:

ماموریت قلمرو مشخص شده با گستره مشخص و به طور شفاف قابل تبیین است،

فرآیندها، فعالیت ها یا وظایف با سهولت بیشتری شناسایی می شود،

حجم مصاحبه های مورد نیاز در حد معقولی باقی می ماند.

توافق نظر در مورد کل نقشه ایجاد شده راحت تر به دست می آید.

قلمرو مورد نظر در استخراج نقشه دانش می تواند یکی از موارد زیر باشد:

کل بخش پایلوت انتخاب شده در برنامه ریزی راهبردی مدیریت دانش

یک پروژه یا بخشی از یک پروژه در پایلوت انتخابی

یک فرآیند یا یک زیرفرآیند در پایلوت انتخابی

یک واحد سازمانی مشخص یا بخشی از آن در پایلوت انتخابی

در صورتی که برای قلمرو استخراج نقشه دانش در پایلوت انتخابی، چند گزینه مطرح باشد، فاکتورهایی که برای انتخاب محدوده باید در نظر گرفت عبارتند از:

اهمیت حوزه های دانش در آن قلمرو. با توجه به این که زمان و منابع محدودی در اختیار است؛ و هر بار اجرای ۹ گام نقشه دانش زمان بر است بهتر است همواره قلمروی انتخاب گردد که حوزه­ های دانش مهم­تری در آن مورد بررسی قرار گیرد. به این ترتیب، می توان نقشه مهم ترین حوزه های دانش را طی چند بار اجرای صحیح این فرآیند به دست آورد.

میزان همگن بودن حوزه های دانش در آن قلمرو. منظور از همگن بودن این است که حوزه های دانش با زمینه های متفاوت و گستردگی زیاد در آن قلمرو وجود نداشته باشد. به طور مثال کل واحدی را که عملکردهای بسیار متفاوتی دارد برای نقشه دانش انتخاب نکنید. سعی کنید بخشی از آن واحد یا فرآیند/ فعالیتی از آن را انتخاب کنید که حوزه های دانش مرتبط و به هم پیوسته تری داشته باشد.

سطح همکاری و مشارکت مدیران و افراد حاضر در قلمرو. این فاکتور در تسریع و افزایش کیفیت نقشه دانش، اثر بسیار زیادی دارد. استخراج نقشه دانش در واحدی که مدیران و کارکنان آن در جلسات، مشارکت نمی کنند یا با مفاهیم پایه مدیریت دانش آشنایی ندارند کار را پیچیده می کند. از سوی دیگر حتما یک فرد متولی نقشه دانش باید در آن قلمرو همکاری نماید.

یکپارچگی با نقشه های قبلی و کمک به تکمیل آن ها. حتی الامکان باید سعی کرد در هر دور استخراج نقشه دانش، قلمروی انتخاب شود که نقشه آن مکمل نقشه قلمروهای قبلی باشد و از نظر حوزه های دانشی با آن ها سنخیت داشته باشد.

قابلیت توسعه نقشه دانش. نقشه دانش قلمرو انتخابی چقدر می تواند به محدوده های مجاور آن (چه فرآیند چه واحدهای سازمانی) تعمیم پیدا کند.

گام 2: آشنایی و معرفی روش و کاربردها (ارائه گروهی)

در گام دوم ابتدا بایستی تمامی ذینفعان مرتبط با قلمرو انتخابی شناسایی شوند، این ذینفعان عبارتند از:

در واحد سازمانی یا بخشی از آن: تمامی افرادی که در تحقق ماموریت آن واحد درگیر هستند.

در فرآیند یا زیرفرآیند: صاحبان فرآیند یا افرادی که در اجرای وظایف آن فرآیند درگیرند.

در پروژه یا بخشی از آن: مدیر پروژه و اعضای آن

این افراد بایستی در یک جلسه گروهی به همراه متولی نقشه دانش و مدیر دانش شرکت کنند؛ رئوس مطالب این جلسه گروهی به شرح زیر است:

معرفی تکمیلی مدیریت دانش

معرفی مبانی نقشه های دانش

تبیین کاربرد نقشه دانش حاصله در قلمرو تعریف شده

معرفی نحوه استخراج نقشه دانش و توافق بر سر مسئولیت های افراد حاضر در جلسه

جلب تعهد مدیریت

ممکن است در صورتی که جلسه با موفقیت و بدون مشکل پیش برود و افراد حاضر نیز تمایل داشته باشند، گام های ۳ و ۴ نیز در همین جلسه مشخص شود. البته این کار به هیچ وجه توصیه نمی شود.

گام 3: شناسایی ماموریت قلمرو استخراج نقشه

در این گام بایستی ماموریت یا کارکرد راهبردی قلمرو استخراج نقشه شناسایی شوند. بهترین منبع برای شناسایی ماموریت، اسناد و نظام برنامه ریزی راهبردی است. تیم مدیریت دانش باید ماموریت یا ماموریت های مربوط به قلمرو تعریف شده برای استخراج نقشه را شناسایی نماید.

در صورتی که ماموریت ها به شفافیت بیان نشده باشد یا قابل استناد نباشد، به عنوان جایگزین می توان از عناوین مهم ترین برنامه های کاری استفاده کرد.

مصادیق برنامه ها و پروژه های کاری می تواند، تولید یک محصول یا سامانه، ارائه یک خدمت جدید و تحقیق و توسعه در یک زمینه معین، باشد. تعداد برنامه­ها و پروژه های کاری می تواند بسیار زیاد باشد، بایستی مهم ترین موارد انتخاب شود. برای ادامه استخراج نقشه دانش، بایستی یا از ماموریت یا از مهم ترین برنامه­ های کاری، استفاده کرد.

گام 4: تعیین حوزه های کلان دانش (مصاحبه گروهی) و شناسایی خبرگان

طی یک جلسه گروهی با تیمی که در گام دو تشکیل داده شد بایستی با توجه به رویکردی که در گام قبل انتخاب گردید، حوزه های دانش کلان شناسایی شود. همواره بایستی پرسیده شود:

1. برای تحقق این ماموریت، چه چیزهایی باید دانست؟ و چه چیزهایی می دانیم؟

2. برای اجرای صحیح این برنامه چه چیزهایی باید دانست؟ و چه چیزهایی می دانیم؟

استفاده از تکنیک های طوفان فکری، جمع آوری ایده ها و نمایش همزمان ایده ها و ارتباط آن ها با هم توصیه می شود. حتما حوزه های دانش، ارتباط آن ها با هم و ارتباط آن با ماموریت ها یا برنامه های کاری روی تخته ای که در جلسه وجود دارد به تدریج ثبت شود.

گام 5: اجرای مصاحبه های تخصصی فردی

در این گام بایستی با توجه به تعاریف ارائه شده در ابتدای این دستورالعمل، و هم چنین نکات زیر، حوزه­ های دانش کلان تجزیه شوند. در هر حوزه دانش باید از افراد و خبره ­های مرتبط کمک گرفت.

فرآیند تجزیه حوزه های کلان

مهم ترین نکته در فرآیند تجزیه حوزه های دانش این است که پیش از هر فعالیتی، مرزهای حوزه دانش را معین نمایید. با این کار است که تجزیه حوزه دانش، ممکن می شود. پس از آن به شکلی باید بر حوزه دانش متمرکز شد. باید سوال هایی پرسید که بتوان که شکستن حوزه های دانش را امکان پذیر کرد. به طور مثال برای توانمند بودن در این حوزه، چه چیزهایی بدانیم و بر چه حوزه های دانشی تسلط داشته باشیم. با شناسایی درست نقطه شروع، اصل وابستگی یادگیری می تواند باقی مسیر را پیش ببرد.

شناسایی زیرحوزه های دانش اصلی

برای اکثر حوزه های دانش موجود در نقشه دانش، اصل وابستگی یادگیری به خوبی جواب می دهد؛ قانون شماره یک در ایجاد گراف دانش، استفاده صرف از رابطه ... شامل می شود ... یا همان ... تجزیه می شود به ... می باشد. معکوس این رابطه به صورت (... هست بخشی از ...) می باشد. به طور مثال: تدوین ساختار شکست کار هست بخشی از برنامه ریزی پروژه.

پروتکل نام گذاری

لازم است نام تمام مفاهیم درون درخت مفاهیم از پروتکل زیر تبعیت نماید:

وظایف و فقط وظایف را با مصدر شروع کنید (ساختن، طراحی کردن، فروختن و ...)

در مورد استفاده از حالت جمع اسامی نگران نباشید. اما بهتر است این گونه عمل کنید: از حالت جمع برای نام کلاس ها استفاده کنید مانند کشتی ها یا شناورها، و از اسامی مفرد برای گره های برگ مانند ناوشکن، قایق موتوری. واضح است اگر ناوشکن هم دارای انواع باشند و تبدیل به یک کلاس شود بهتر است از ناوشکن ها استفاده کنید.

نام ها را تا حد امکان دقیق و واضح انتخاب نمایید. نام باید فارغ از زمینه موضوعی قابل فهم و درک باشد. به طور مثال ممکن است گره های بنزین و دیزل را به عنوان فرزندان گره خودرو داشته باشید که منظور همان خودرو بنزینی و خودرو دیزلی است. و بهتر است به این شمل نام گذاری شوند.

به هیچ وجه دو مفهوم با یک نام و با معانی متفاوت نداشته باشید. مثلا شیر و شیر. در صورتی که لغت معادلی برای جایگزینی وجود ندارد بهتر است زمینه موضوعی آن را داخل پرانتز بنویسید مثلا شیر (حیوان) و شیر (لبنیات).

به هیچ وجه دو مفهوم با یک معنی و با نام های متفاوت نداشته باشید. یکی از دو مفهوم را انتخاب کرده و دیگری را در صفحه دانشی مفهوم انتخاب شده قرار دهید.

نام گره باید با دقت مناسبی، نشان دهنده محتوای حوزه دانش شناسایی شده باشد. حوزه دانش ممکن است شامل دانش عمومی و جاری سازمان یا دربردارنده دانش تخصصی در یک زمینه خاص باشد. عموما در نام گزاری گره ها به این سمت می رویم که از نام های عمومی مانند دانش فیزیک استفاده می کنیم؛ در حالی که گره ای با عنوان فیزیک تجربی برای طراحی پمپ های آب توصیف بسیار بهتر و شفاف تری از دانش موجود در این حوزه ارائه می دهد. در انتخاب نام برای حوزه دانش باید بین شفافیت و طول نام انتخابی تعادل ایجاد کرد.

گسترش نقشه با شناسایی دانش های وابسته

نقشه دانش سازمان با بررسی وابستگی یادگیری گره های شناسایی شده در نقشه گسترش می یابد. فرآیند به این شکل است که به ازای هر گره باید بررسی شود یک خبره آن حوزه، باید چه حوزه های دانشی را به عنوان پیش نیاز به خوبی بداند. به طور مثال زمانی که در مورد حوزه دانش چگونه یک خودرو را به خوبی در یک اتوبان برانیم صحبت می کنیم؛ توقع داریم کسی که بر این حوزه تسلط دارد، باید بر حوزه های دانش راندن یک خودرو عادی و قوانین رانندگی در اتوبان تسلط داشته باشد.

شناسایی دانش - نه فرآیندها

در برخی موارد، خبره ها، فرآیند ها را با اصل وابستگی یادگیری اشتباه می گیرند، به این صورت که یک فعالیت دانش محور باید پیش از فعالیت دانش محور دیگر انجام شود. مثلا برای راه اندازی یک مناقصه لازم است RFP آماده شود. حال آیا حوزه دانش راه اندازی یک مناقصه به حوزه دانش آماده کردن RFP وابسته است. این وابستگی یک وابستگی فرآیندی است، درست است که برای راه اندازی یک مناقصه لازم است یک RFP داشته باشیم، اما اگر ندانیم چگونه باید RFP بنویسیم، هنوز می توانیم مناقصه برگزار کنیم!

شناسایی هم پوشانی دانش

در استخراج نقشه دانش، امکان دارد حوزه های دانشی شناسایی شود که پیش نیاز دو یا چند حوزه دانش دیگر باشند؛ لازم است در مراحل تکمیل نقشه دانش و با اضافه کردن هر گره، گره های موجود در نقشه بررسی گردد، چرا که ممکن است برخی از حوزه های دانش که با آن وابستگی یادگیری دارند، پیش از این روی نقشه ثبت شده باشند.

گام 6: بازنگری و صحه گذاری

لازم است پس از تکمیل زیرحوزه های هر دو یا سه حوزه کلان، یک جلسه بازنگری و تایید (با حضور کل افراد یا بخشی از آن ها گذاشته شود) این جلسه زمانی که تمام حوزه های کلان بررسی شده اند باید با حضور تمامی شرکت کنندگان اولیه باشد. مسئول تایید نقشه دانش در محدوده انتخابی باید در انتهای این جلسات، نقشه دانش وضعیت فعلی را تایید کند.

گام 7: بازنگری راهبردی با کمک سیکل تحلیلی

در این گام، نقشه دانش وضعیت فعلی محدوده انتخابی، تکمیل شده است. فعالیت تکمیلی که می توان انجام داد استفاده از سیکل تحلیلی زیر است که با کمک مدیریت یا شخص مسئول آن محدوده، شکاف های دانش و حوزه های دانش جدیدی که برای تحقق ماموریت های سازمان لازم است شناسایی شده و به نقشه اضافه می شود.

گام 8: شناسایی هم پوشانی ها با نقشه های دانش قلمرو های قبلی و یکپارچه سازی

اگر پیش از قلمرو فعلی، قلمروهای دیگری نیز برای استخراج نقشه دانش مورد مطالعه قرار گرفته اند، نقشه دانش فعلی باید با خروجی های آن ها یکپارچه شود. مهم ترین کاری که باید در این گام انجام شود، شناسایی هم پوشانی های بین دو یا چند نقشه است.

گام 9: نمایش نقشه دانش و نگهداری

در گام نهایی باید اطلاعاتی که از نقشه دانش جمع آوری شده، در قالب یک سیستم نمایش و نگهداری دانش قرار گیرد. پس از گام نهم می توان به ابتدای فرآیند استخراج نقشه دانش برگشت و با انتخاب محدوده جدید و دارای اولویت، ادامه داد.

منبع:www.kmacademy.ir